Vorteile agiles Arbeiten: Chance für die moderne Verwaltung (Agilität in der Verwaltung Teil 2)

Agiles Arbeiten kann oftmals verstaubt anmutende Verwaltungen wahrhaftig beflügeln. In diesem zweiten Teil unserer Blogserie zum Thema »Agilität in der Verwaltung« betrachten wir sieben Vorteile, welche Agilität für Verwaltungen bieten kann. Die verschiedenen genannten Chancen sind dabei nicht unabhängig voneinander zu betrachten, sondern bedingen sich oft sogar gegenseitig.

Agiles Arbeiten? Was ist das? Und was bedeutet das?

Agiles Arbeiten ist eine Arbeitsweise, die auf Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Zusammenarbeit setzt. Es geht darum, schnell auf Veränderungen zu reagieren und kontinuierlich Wert zu liefern. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban werden verwendet, um Projekte in iterativen Schritten umzusetzen und regelmäßiges Feedback einzuholen. Der Fokus liegt auf der engen Zusammenarbeit im Team, der Selbstorganisation und der kontinuierlichen Verbesserung. Das Ziel ist es, effektiver und effizienter zu arbeiten und schnell auf Kundenbedürfnisse einzugehen.

Agiles Arbeiten in der Verwaltung: 7 Vorteile

Im Folgenden haben unsere Expert*innen vom Fraunhofer IESE eine Sammlung der Chancen von Agilität für Verwaltungen zusammengestellt, die als Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte basierend auf eigenen Erfahrungen, gemischt mit Erfahrungen aus der Literatur [1][2], dient (Hinweis: die Sammlung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll als grobe Orientierung für den/die Leser*in dienen). Es lassen sich folgende Vorteile agilen Arbeitens für zukunftsorientierte Verwaltungen identifizieren:

1. Agilität fördert die Kunden- und Nutzerzentrierung

Unter Kunden- und Nutzerzentrierung versteht man die Fokussierung auf die Kund*innen bzw. die Nutzer*innen. Im Falle einer öffentlichen Verwaltung sprechen wir demnach also von den Bürger*innen. Während klassische Managementstrukturen den Fokus auf ein zuvor definiertes Ziel legen, besteht ein wesentlicher Aspekt der agilen Vorgehensweise vor allem in der frühzeitigen und vor allem dauerhaften Einbindung aller beteiligten Parteien. So werden anfängliche Missverständnisse schnell ausgeräumt und geänderte Zielvorgaben direkt während des Projekts umgesetzt. Dies führt zu deutlich besseren Ergebnissen, welche die Bedürfnisse der Nutzer*innen befriedigen.

2. Agiles Arbeiten unterstützt die Anpassungs- und Reaktionsfähigkeit

Ein entscheidender Vorteil der Agilität liegt in der Anpassungs- und Reaktionsfähigkeit. In klassischen Organisationen wird üblicherweise so früh wie möglich ein möglichst großer Detailgrad in der Planung angestrebt. Der Gedanke dahinter ist, frühzeitig Prognosen über die Machbarkeit, etwaige Probleme, Zeitpläne, benötigte Ressourcen und entstehende Kosten zu erhalten. Dieser Ansatz erfordert früh im Projekt einen großen Einsatz an Ressourcen für die Planung. Tauchen dann Änderungen oder unerwartete Probleme auf, muss aufwändig umorganisiert werden bzw. müssen Möglichkeiten zur Rückkehr zum ursprünglichen Plan gefunden werden. Das macht diese Art der Organisation relativ unflexibel und die Planung oftmals ineffizient. Nicht selten sind Projektpläne durch geänderte Randbedingungen schon vor ihrer Fertigstellung wieder obsolet.

In agilen Ansätzen wird am Anfang möglichst grob geplant und der Detailgrad immer erst nach Bedarf und Fortschritt erhöht. Es wird versucht, nur detailliert zu planen, was auch wirklich abschätzbar ist – was zu einer iterativen und vor allem kurzfristigen Planung führt. Dies verhindert, dass große Aufwände in Planungen gesteckt werden, die mit überwiegender Wahrscheinlichkeit sowieso wieder verworfen werden müssen, und ermöglicht es dem Projektteam, auch kurzfristig Anpassungen an neue Rahmenbedingungen vorzunehmen, also agil zu agieren. Diese Art von Planung ist vor allem in Arbeitsgebieten wie dem Krisenmanagement hilfreich.

3. Agilität beschleunigt innovatives Denken und Arbeiten

Ein oftmals mit Agilität in Zusammenhang gebrachter Vorteil ist die Annahme, dass sich damit Innovationen fördern lassen. Dies lässt sich anhand vielfältiger Aspekte, die bei agilen Methoden eine Rolle spielen, begründen. Zum einen arbeiten in den sogenannten cross-funktionalen Teams oft Menschen mit unterschiedlichsten Fähigkeiten und Mentalitäten zusammen. Durch den regelmäßigen gegenseitigen Austausch lassen sich Probleme also von ganz unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten. Die sogenannte Betriebsblindheit wird deutlich reduziert. Gleichzeitig wird durch diese Art der Zusammenarbeit jedes Teammitglied darin gefordert, auch über den eigenen »Tellerrand« hinauszusehen, was vor allem für Verbesserungen im Schnittstellenbereich relevant ist.

Ein weiterer Einflussfaktor ist die in einer agilen Verwaltung geförderte Eigenverantwortung. Mitarbeitende sollen eigenverantwortlich arbeiten sowie die Freiheit haben, Dinge anders zu tun und potenzielle Verbesserungen einzubringen. Wichtig hierfür sind eine dementsprechende Vertrauenskultur und – allem voran – Fehlerkultur, welche die Mitarbeitenden darin bestärkt, ihre Verbesserungsideen einzubringen.

4. Agiles Arbeiten fördert den Abbau von Silodenken

In Behörden ist die Unterteilung in fachspezifische Abteilungen ein gewohntes Bild. Mitarbeitende sind ausschließlich für ihr Themengebiet zuständig, für das sie das Expertenwissen besitzen. Dieser Ansatz hat durchaus seine Berechtigung, da innerhalb der Abteilung ein gegenseitiger Wissensaustausch gefördert wird, Personen gut eingearbeitet werden können und sich zahlreiche Synergien durch zum Beispiel ähnliche Tools oder Bedürfnisse an die Arbeit ergeben. Diese Struktur befördert oftmals die Entstehung hoch spezialisierter Mitarbeitender, die effizient ihre Arbeit erledigen können. Leider führt sie aber auch zum sogenannten Silodenken. Das heißt, die jeweiligen Gruppen oder Abteilungen kennen nur ihre eigenen Aufgaben, Probleme und Lösungsansätze und dürfen auch nur in ihrem Arbeitsgebiet handeln – so werden Bürger*innen bei einem fachfremden Anliegen dann einfach an eine andere Stelle verwiesen. Hier bietet Agilität in der Verwaltung, z. B. durch die Etablierung cross-funktionaler Teams, gute Möglichkeiten, um das Bewusstsein für die Arbeit der anderen Abteilungen zu verbessern. Oftmals wird hierfür eine sogenannte Matrixorganisation eingeführt, innerhalb derer sich agile Methoden relativ gut umsetzen lassen, ohne die Vorteile von fachspezifischen Abteilungen komplett aufzugeben.

5. Agilität erhöht die Motivation und Identifikation mit der Arbeit unter den Mitarbeitenden

Agilität kann die Motivation der Mitarbeitenden steigern und zu einer deutlich höheren Identifikation der Mitarbeitenden mit ihrer Arbeit führen. Dies lässt sich wiederum auf mehrere Ursachen zurückführen. Zum einen führen die kürzeren Planungsintervalle (Sprints) dazu, dass eine zuverlässigere Planung stattfindet. Das hat wiederum zur Folge, dass sich Ziele auch deutlich öfter wie geplant erreichen lassen. Diese Erfolgserlebnisse motivieren die Mitarbeitenden. Durch die Unterteilung der Aufgaben in kleinere Aufgabenpakete und Teilziele gibt es außerdem deutlich mehr solcher Erfolgserlebnisse während eines Projekts.

Damit kann die gestiegene Verantwortung der einzelnen Mitarbeitenden zu einer höheren Motivation führen. Durch die Möglichkeit, mit eigenen Entscheidungen direkt auf den Projekterfolg einzuwirken, fühlen sich die Mitarbeitenden auch stärker mit dem Projekt verbunden. Da in einer Agilen Verwaltung Ziele einen höheren Stellenwert als Aufgaben haben, werden sie somit auch immer wieder versuchen, die gesteckten Ziele zu erreichen. Wie sie die Ziele erreichen, spielt dabei nur eine untergeordnete Rolle. Zudem fördert das Arbeiten in cross-funktionalen Teams die Entstehung eines Wir-Gefühl, welches ebenfalls zur Motivation der Projektbeteiligten beiträgt.

6. Agiles Arbeiten unterstützt eine positive Fehlerkultur

Ein wichtiger Bestandteil der agilen Vorgehensweise ist eine positive Fehlerkultur. Der Gedanke, sich stetig zu verbessern, steht dabei im Vordergrund. Im Rahmen einer Agilen Verwaltung bekommen die Mitarbeitenden mehr Verantwortung übertragen und können folglich eigenständiger arbeiten. Dadurch kann es jedoch auch zu mehr Fehlern kommen. Schließlich wird dadurch die Kontrolle durch eine Führungskraft zurückgefahren und die Mitarbeitenden sind somit gefordert, ihre eigenen Ideen einzubringen und Neues auszuprobieren.

In diesem Kontext ist es wichtig, einen offenen Umgang mit gemachten Fehlern zu praktizieren. Sanktionen sind hierbei fehl am Platz, da sie zukünftiges Engagement gefährden. Stattdessen erfolgt im Rahmen einer Retrospektive oder einer »Lessons Learned«-Veranstaltung die Aufarbeitung der identifizierten Fehler. Dabei sollen die Ursachen gefunden und Maßnahmen zur zukünftigen Fehlervermeidung getroffen werden. Durch einen positiven Umgang kann so nicht nur jeder Fehler zur Verbesserung genutzt werden, sondern den Mitarbeitenden wird es auch automatisch leichter fallen, sich zu entfalten und kreative Ideen einzubringen. Außerdem werden Fehler nicht mehr vertuscht, sondern so früh wie möglich benannt und beseitigt.

7. Agile Ansätze verbessern den Wissensaustausch unter Kolleg*innen

Als weitere Chance der Agilen Verwaltung lassen sich noch die »wachsenden Redundanzen innerhalb der Behörden« und der dadurch bedingte, verbesserte Wissensaustausch unter den involvierten Kolleg*innen nennen.

Denn durch den bereits genannten Abbau des Silodenkens und das Arbeiten in cross-funktionalen und insbesondere möglichst selbstständig agierenden Teams müssen Mitarbeitende in agilen Teams deutlich breiter gefächerte Aufgabengebiete abdecken und bekommen somit mehr Einblick in die Arbeit ihrer Kolleg*innen. Dies führt dazu, dass mehr Redundanzen im Unternehmen bzw. in der Verwaltung entstehen. Betrachtet man eine Fachabteilung in einer klassischen, hierarchischen Struktur, so bilden sich innerhalb dieser Fachabteilungen oft Spezialisten für verschiedene Unterthemen aus. Die an die Fachabteilung herangetragenen Aufgaben werden dann je nach Unterthema vom jeweiligen Spezialisten bearbeitet. Mitarbeitende mit einem breiteren Wissen sind hingegen universeller einsetzbar und können sich gegenseitig besser vertreten.

Zusammenfassung: Agiles Arbeiten in der Verwaltung

Wie in den vorherigen Textpassagen bereits erläutert, birgt die Agilität in der Verwaltung zahlreiche Chancen, um Projektabläufe sowie die Arbeitsweisen eines jeden einzelnen am Projekt beteiligten Mitarbeitenden zu fördern. Nachfolgend haben wir alle zuvor genannten Chancen der Agilität in der Verwaltung noch einmal in Form einer zusammenfassenden Grafik zusammengestellt.

Literaturverzeichnis

[1] Huijie Zheng. Agile Verwaltung. Seminar at Technical University Kaiserslautern, 2021
[2] Moritz Junginger & Kilian Hampel, Chancen und Risiken von agilen Methoden in der Verwaltung, 11.05.2019