Kommunen auf dem Weg zur Smart City: Kritische Faktoren und Empfehlungen

Auf dem Weg zur Smart City begegnen Kommunen unterschiedlichen Herausforderungen, welchen bedarfsgerecht und mutig begegnet werden muss, um das volle Potenzial des digitalen Wandels nutzbar machen zu können. Das Fraunhofer IESE hat hier bereits verschiedene Kommunen bei unterschiedlichen Aufgaben begleitet und gemeinsam Erfahrungen gesammelt, um die kritischen Faktoren dieser Transformation identifizieren und überwinden zu können.

Auf dem Weg zur Smart City begegnen Kommunen unterschiedlichen Herausforderungen, welchen bedarfsgerecht und mutig begegnet werden muss, um das volle Potenzial des digitalen Wandels nutzbar machen zu können. Das Fraunhofer IESE hat hier bereits verschiedene Kommunen bei unterschiedlichen Aufgaben begleitet und gemeinsam Erfahrungen gesammelt, um die kritischen Faktoren dieser Transformation identifizieren und überwinden zu können.

Unter anderem sind dafür folgende Aspekte relevant:

• Der Handlungsdruck, dem Trend der digitalen Transformation zu folgen, gilt heute auch für Kommunen, bspw. durch das Onlinezugangsgesetz. Doch die Erwartungshaltung kommt nicht nur durch die Politik, sondern auch von der Gesellschaft und lokalen Akteuren (Verwaltungen, Wirtschaft, Vereine etc.).
• Die Digitalisierung und Neugestaltung bestehender Prozesse in der Verwaltung sowie der Stadt- und Regionalentwicklung ist kein Selbstzweck oder »Stand-Alone-Projekt«, welches abgekoppelt in den verschiedenen Bereichen der Verwaltung stattfinden kann. Es erfordert eine ganzheitliche Betrachtung von Prozessen auf Stadtebene und impliziert die Implementierung eines Wandels in der Verwaltung (Change-Management). Dabei sollten Bewusstsein und Verständnis für Daten und deren Potenzial herbeigeführt und Akteure aus verschiedenen Bereichen mit eingebunden werden, ggf. auch Externe, sofern dafür keine Ressourcen oder Kompetenzen inhouse vorhanden sind.
• Die fachbereichsübergreifende und organisationsübergreifende Zusammenarbeit mit Stakeholdern aus Politik, Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft wird immer wichtiger. Sie ermöglicht die vollständige Erfassung der Prozesse und der dafür notwendigen Daten für die gesamte Smart City, um daraus einen größeren Wert für alle Beteiligten der Smart City zu schöpfen.
• Die Schaffung und Einführung bedarfsgerechter digitaler Lösungen, die die Prozesse der Kommunen unterstützen und dadurch sowohl den Bedarfen begegnen als auch ein Verstetigungspotenzial mit sich bringen, rückt immer mehr in den Fokus.
• Das höchste Ziel bleibt es, mithilfe der digitalen Transformation das Leben aller in der Stadtgesellschaft zu verbessern (Bedarfsorientierung und Sinnhaftigkeit).

Die Erfahrungen des Fraunhofer IESE speisen sich unter anderem aus der Projektarbeit in der »Koordinierungs- und Transferstelle Modellprojekte Smart Cities (KTS)« des Förderprogramms »Modellprojekte Smart Cities«. Hierbei unterstützt das IESE (als Partner im Konsortium) die geförderten Kommunen bei der Umsetzung von Smart-City-Strategien. Das Programm besteht seit 2019 und fördert 73 Modellprojekte mit insgesamt 820 Mio. Euro auf dem Weg zu einer nachhaltigen und gemeinwohlorientierten Smart City. Aber auch außerhalb dieses Förderprogramms sind wir im Bereich Smart City und Smart Region für Kommunen tätig.

Was sollten Kommunen beachten, um sich erfolgreich auf den Weg zu einer Smart City oder Smart Region zu machen?

Bedarfsermittlung: Wobei sollen die Smart-City-Projekte konkret helfen?

• Die Erhebung des tatsächlichen Bedarfs und die Ableitung von Projektzielen sollten den Startpunkt eines Smart-City-Projekts darstellen. Diese müssen im Laufe des Projekts immer wieder reflektiert werden. Als Grundlage sollte die Kommune sowohl auf bestehende Konzepte zurückgreifen als auch, darauf aufbauend, die verschiedenen Akteure der Stadtgesellschaft befragen bzw. einbinden (Stakeholder-Befragungen und Bürgerbeteiligung). Auch der Blick über den Tellerrand, auf Regionen mit ähnlichen strukturellen Merkmalen, kann wertvoll sein.

Kommunikation nach innen und außen!

• Smart-City-Projekte können große Erwartungen wecken und gleichzeitig für Projekt-Außenstehende schwer greifbar sein. Eine zielgruppenspezifische, transparente und regelmäßige Kommunikation der Projektentwicklung, der Fortschritte und Herausforderungen hilft, das Erwartungsmanagement zu steuern und Ängste abzubauen. Dieses Vorgehen sollte sowohl in der Verwaltung als auch außerhalb stattfinden, sodass sich ein gemeinsames Smart-City-Verständnis in der Kommune entwickelt.
• Daraus folgend kann ein Kommunikationskonzept entwickelt werden, welches während der Projektlaufzeit eine Orientierung bietet.
• Über die reine Information hinaus empfiehlt es sich, zielgerichtet sowohl intern die Verwaltung als auch extern die Bürgerschaft zu beteiligen, um das Smart-City-Vorhaben partizipativ auszugestalten und eine Identifikation damit sowie die Bedarfsgerechtigkeit sicherzustellen.

Partner für die Entwicklung und Umsetzung!

• Partner können sowohl intern (Verwaltung Stakeholder) oder extern (Bürger, Wirtschaft, Politik) sein und sollten die »blinden Flecken« der Verwaltung abdecken (Ressourcen, Kompetenzen). Je nach Einbindung fungieren sie mit ihren Kompetenzen und Netzwerken als Multiplikator, Enabler oder technischer Umsetzer. Auch Kooperationen, Erfahrungsaustausch oder Gemeinschaftsentwicklungen an gleichen Lösungen mit anderen Kommunen sind eine Möglichkeit, schneller und effizienter zu lernen und Ressourcenlücken auszugleichen.

Fazit

Für eine erfolgreiche Umsetzung von Smart-City-Projekten sind Ausdauer und Geduld nötig. Das Zusammenbringen und Koordinieren der verschiedenen Akteure erfordert viel Klärung und Kommunikation in Bezug auf Begrifflichkeiten und Prozesse sowie Offenheit gegenüber den verschiedenen Interessen der beteiligten Akteure. Durch eine strukturierte, methodische Herangehensweise anhand von konkreten, definierten Prozessen und unter Einbindung der Partner können Regeln für die Zusammenarbeit aufgestellt und erprobt werden und somit gemeinsam Herausforderungen gelöst werden. Dies stellt einen großen Erfolgsfaktor für Smart-City-Projekte dar.

Das Fraunhofer IESE begleitet Kommunen auf diesem Weg. Dies erfolgt einerseits mithilfe der technischen Expertise in den Smart-City-Leistungsdimensionen, andererseits dadurch, dass die Mitarbeitenden in den Kommunen befähigt werden, selbstständig die Methoden und Werkzeuge zur erfolgreichen Durchführung von Smart-City-Projekten einzusetzen und selbstbestimmt den Prozess des digitalen Wandels in ihrer Kommune zu gestalten. Dies führt vor Ort zu Selbstwirksamkeit und kommunaler Souveränität.

Die KTS fördert in diesem Sinne nicht nur den Wissensaufbau in den Modellprojekten Smart Cities, sondern auch den Transfer in nicht geförderte Kommunen. Im Rahmen des Angebots »Start Smart« werden Formate wie Peer Learning, Themenwerkstätten und Initialberatungen durchgeführt. Die Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen zu Smart-City-Themen werden regelmäßig in Studien veröffentlicht. Ein im Aufbau befindlicher Online-Wissensspeicher enthält Beschreibungen der in den MPSC umgesetzten Maßnahmen und wird sukzessive um Musterdokumente von MPSC (Ausschreibungen, Stellenanzeigen, Leistungsverzeichnisse, Dokumentation von Projekten) ergänzt. Im Förderprogramm Modellprojekte Smart Cities gibt es ein Open-Source-Gebot für die geförderten Kommunen. Das Open-Source-Gebot der Förderrichtlinie Modellprojekte Smart Cities besagt, dass Software, die mit Fördermitteln des Bundes mitfinanziert wird, nachvollziehbar dokumentiert, auf OpenCode.de eingestellt und veröffentlicht werden soll und dass eine der dafür zulässigen Lizenzen genutzt werden soll.