PFAFF HACK 2020 – Orga-Guide für einen Online-Hackathon

Online-Events erlebten im Jahr 2020 einen richtigen Boom! Doch: was gilt es eigentlich zu beachten, wenn reale Events plötzlich virtuell stattfinden sollen? – Unser dritter PFAFF HACK, der PFAFF HACK 2020, hat uns als unser erster Online-Hackathon einiges über die Organisation von Online-Events, Videoproduktion, Streaming und virtuelle Interaktion gelehrt. In diesem Artikel wollen wir unsere wichtigsten Erkenntnisse teilen. 

Motivierende Marketingmaßnahmen zur Bewerbung des Online-Hackathons nutzen

Wie so viele Events im Jahr 2020 blieb auch unser dritter PFAFF HACK nicht von den Auswirkungen der Corona-Pandemie verschont und wurde aufgrund anhaltender Kontaktbeschränkungen von einem realen Event zu einem Online-Hackathon umfunktioniert. In diesem Beitrag berichten wir von unseren neuen Erfahrungen und Erkenntnissen, die wir bei der Organisation und Durchführung des Online-Formats hinsichtlich unserer Marketingaktivitäten, der Vorbereitung unserer Teilnehmenden, der Durchführung des Events sowie der Kommunikation und sozialen Interaktion untereinander sammeln konnten. 

Unsere erste und womöglich größte Herausforderung bei der Planung des Online-Hackathon 2020 bezog sich auf die Motivation der Teilnehmenden. Denn anders als bei einem realen Hackathon lässt sich das Gemeinschaftsgefühl vor Ort nicht einfach auf den Online-Kontext übertragen. Häufig stellen das Netzwerken und die soziale Interaktion zwischen den Teilnehmenden sogar entscheidende Beweggründe für eine Teilnahme an einem Hacking-Marathon dar. »Wie lassen sich also potenzielle Teilnehmende anders als bei einem realen Event dazu motivieren, mehr als 24 Stunden lang von Zuhause aus an einem virtuellen Event teilzunehmen?«

Unser Ansatz: Auch online wollten wir das so wichtige Gemeinschaftsgefühl in den Mittelpunkt zu rücken. Insbesondere eine offene Kommunikation darüber, wie der Online-Hackathon 2020 ablaufen würde, war für uns dabei essenziell. Die Teilnehmenden sollten daraus erkennen können, dass auch online ein toller Austausch möglich sein würde und ein reiner Online-Hackathon ebenso viel Freude bereiten kann wie ein realer Event. Daraus ergibt sich also unsere Erkenntnis #1. 

Video macht man nicht »mal einfach so«

Um unsere potenziellen Teilnehmenden zur Teilnahme am PFAFF HACK 2020 zu motivieren und über den Ablauf informieren, starteten wir im Vorfeld des Events eine Videoserie. Was in der Planung einfach erscheint, ist in der Durchführung mit einigen Hindernissen verbunden. Die Produktion einer Videoserie stellte sich für uns als unerwartet zeitintensiv heraus. Dabei mussten wir uns nicht nur mit vielen technischen Details beschäftigen, sondern unsere Online-Hackathon-Teilnehmenden auch so gut wie möglich an die Videos heranführen. 

Auf technischer Seite ist hier das Open-Source-Programm »Open Broadcaster Software Studio« (OBS Studio) besonders hervorzuheben. OBS Studio erlaubt durch individuell gestaltete Szenen professionelle Aufzeichnungen und Livestreams mit einem einheitlichen Branding. Das Aufnehmen mehrerer Videostreams aus einer Videokonferenz heraus und die Einbettung in ein Overlay geschieht dabei mithilfe der sogenannten NDI-Technologie. Microsoft Teams unterstützt das Exportieren von Videostreams per NDI und war für uns deshalb das passende Tool zur Aufnahme der Videos. Andere Videokonferenztools wie Discord oder Jitsi unterstützten NDI zur Zeit der Erstellung dieses Blogbeitrags noch nicht. 

Dennoch benötigt auch das Zusammenfügen verschiedener Videostreams in OBS eine entsprechend leistungsstarke Hardware. In unseren Testläufen stießen wir ab drei Webcam- und einer Bildschirmübertragung, also vier gleichzeitigen Videostreams, an die Auslastungsgrenze unserer Arbeitslaptops, was in fehlerhaften Aufnahmen resultierte. Um also zuverlässig Videos aufzunehmen und live streamen zu können, sollte die Hardware dementsprechend dimensioniert sein. 

Eine weitere Herausforderung in der Videoproduktion ist die Gewährleistung einer ansprechenden Präsentation der Inhalte. Ohne vorherige Erfahrung können Monologe und das Interagieren mit der Kamera schnell unangenehm werden, was sich wiederum im Video bemerkbar macht. Unserer Erfahrung zufolge hilft es daher, wenn Videos in einer Talkrunde mit mehreren Personen gleichzeitig aufgenommen werden. Dadurch entsteht ein natürlicher Redefluss und der oder die Einzelne steht weniger im Fokus. Bei einem solchen Konzept ergeben sich aber möglicherweise – wie schon genannt – Probleme durch eine zu hohe Hardwareanforderung. Unsere Erkenntnis #2 besagt also: Das Aufnehmen von Videos gestaltet sich i. d. R. umständlicher als zunächst angenommen.

Aber Videos können einen Online-Hackathon auf nützliche Art unterstützen

Videoserien, die im Vorfeld eines (Online-)Events produziert und veröffentlicht werden, sollten hauptsächlich einen informativen Charakter besitzen. Das ist vor allem dann nützlich, wenn der Hackathon gewisse technische Vorkenntnisse erfordert. Das Know-how oder der Umgang mit einer bestimmten Technologie kann in Videoform aufgenommen werden und dient dann als Referenz. Das kann den Teilnehmenden den Einstieg in die Materie erleichtern und ermöglicht es dem Organisator, gewisse Grundkenntnisse im Umgang mit einer Technologie vorauszusetzen.

Mit verschiedenen Videos bereiteten wir die Teilnehmenden auf den Hackathon vor.

In unserem Fall nutzten wir einen Teil unserer Videoserie in Form eines Tech-Talks dazu, unseren Platform-Mock, auf dem sich die Teilnehmenden mit ihren Projekten untereinander vernetzen und miteinander interagieren konnten, im Detail vorzustellen. Dabei stellten wir konkrete Implementierungsbeispiele zur Verfügung, anhand derer sich die Teilnehmenden im Umgang mit der Plattform orientieren konnten. 

Tech-Talks haben zudem den Vorteil, dass sie auch Werbeinhalte für die Veranstaltung transportieren können und Interessierten verdeutlichen, mit welchen Technologien sich die Teilnehmenden während des Hackathons beschäftigen dürfen. Letztlich entscheiden sich viele Hackathon-Teilnehmende nur deshalb dazu, an einem solchen Event mitzumachen, weil sie wissen, dass sie dort die Chance erhalten, sich entweder neues Wissen anzueignen oder bereits Gelerntes praktisch umzusetzen. Gleichzeitig lernen die potenziellen Teilnehmenden beim Anschauen der Videos direkt auch schon den Veranstalter und diverse Teammitglieder kennen. So lässt sich ein erster persönlicher Kontakt knüpfen. Daraus ergibt sich unsere Erkenntnis #3.

Zur Veröffentlichung der Videos bzw. Videoserien bietet YouTube eine geeignete Plattform. Videos und Livestreams lassen sich als »nicht gelistet« markieren, wodurch sie nur über eine separate URL aufrufbar sind. Das YouTube-Studio-Dashboard bietet dem Veranstalter außerdem einen detaillierten Überblick über das Aufrufverhalten der Zuschauer. Die Statistik unseres ersten Informationsvideos zeigte beispielsweise, dass unsere Zuschauer im Durchschnitt nach 3:35 Minuten abschalten. Videos sollten deshalb besonders prägnant sein. Unsere Erkenntnis #4 lautet daher, dass umfangreichere Inhalten lieber auf mehrere Videos verteilt werden sollten. Unser Video war daher mit einer Dauer von 15:23 Minuten eindeutig zu lang. 

Fühl dich wie im Fernsehstudio

Um unserem Online-Hackathon 2020 einen Live-Charakter zu geben, begleiteten wir unser Event am Veranstaltungstag per Livestream. Dazu bauten wir in unserem Kreativraum ein Videostudio auf, aus dem wir drei Tage lang live für unsere Teilnehmenden sendeten. Der Aufbau gestaltete sich aufgrund einer Vielzahl verschiedener Faktoren als eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. 

Ein Kernelement unseres Setups stellte auch hierbei das bereits schon genannte OBS-Studio und die NDI-Technologie dar. In OBS-Studio erstellten wir verschiedene Szenen bzw. Kameraperspektiven und Layouts für unseren Livestream. Über diese Szenen konnten wir mithilfe der NDI-Technologie Videokonferenzen externer Gäste in unseren Livestream einfügen und auf einem Greenscreen visuell im Studio einbetten. 

NDI ermöglichte es uns darüber hinaus, das Studio-Setup auch lokal auf mehrere Geräte zu skalieren. Über das lokale Netzwerk können Laptops ihren Bildschirm als NDI-Videoquelle teilen, welche dann wiederum in OBS-Studio aufgegriffen werden können.  

Neben der softwareseitigen Technik zur Umsetzung eines Livestreams gibt es jedoch auch viele Hardwareaspekte zu beachten. Die Einstellung von Bild und Ton umfasst dabei viele Faktoren, z. B. eine gleichmäßige Studioausleuchtung oder das Filtern von Hintergrundgeräuschen. Unsere Erkenntnis #5 zeigt: Ein dediziertes Studio bringt jedoch trotz der aufwändigen Vorbereitungen einen deutlichen Mehrwert für die Austragung eines Online-Events bzw. eines Online-Hackathons.

Testen, Testen, Testen

Um sicher zu gehen, dass im Live-Studio alles funktioniert, sollte entsprechend viel Zeit für die Vorbereitungen eingeplant werden. In einer internen Veranstaltung hatten wir unser Setup daher einem ersten Härtetest unterzogen. Wir testeten vor allem, ob unser WLAN die nötige Bandbreite zum Livestreamen bietet und ob die Rechenleistung unseres Streamingcomputers dafür ausreicht. 

Bei der großen Anzahl verschiedener Tools ist es wichtig, sich auf das Nötigste zu fokussieren und das Setup so schlank wie möglich zu halten. Tools, die umständlich in der Bedienung sind, blähen ein ohnehin schon komplexes System noch mehr auf. Wir stellten beispielsweise fest, dass wir Namenseinblendungen oder verschiedene Kamerawinkel während der Durchführung unseres Events kaum nutzten. 

Ein einfach zu bedienendes Setup ermöglicht es zudem, mehrere Personen mit der Steuerung des Livestreams vertraut zu machen. Je flexibler die Rollen im Studio sind, desto besser lassen sich spontane Anpassungen machen. Bei der Behebung technischer Probleme ist dies ein entscheidender Faktor. Deshalb sollten sich mindestens zwei Personen im Studio mit der Bedienung des Livestreams auskennen. 

Ein Aspekt, den wir bei der Vorbereitung unseres Studios nicht bedacht haben, ist die Kommunikation im Studio während des Livestreams. Diese sollte so ausgelegt sein, dass der Moderator oder die Moderatorin mit der Regie kommunizieren kann, ohne dass dies im Livestream zu erkennen ist – unsere Erkenntnis #6. Auch hier bedarf es einiger Vorbereitung. 

Klar kommunizieren

Da während des Livestreams viel zu beachten ist, sollten alle Griffe sitzen und keine spontanen Änderungen mehr vorgenommen werden müssen. Ein detaillierter Ablaufplan ist hilfreich zur Vorbereitung der einzelnen Programmpunkte und zur Koordinierung der Aufgabenbereiche. Gerade zu Beginn unseres Online-Hackathons, z. B. als wir intensiv mit der Begrüßung der Teilnehmenden beschäftigt waren, wäre ein solcher Plan zur Strukturierung der nächsten Schritte hilfreich gewesen. 

Wir nutzten unseren Livestream, um mit allen Teilnehmenden gemeinsam in den Hackathon zu starten und ihnen einen Überblick über die Challenge zu geben. Im Anschluss sollten unsere Hackathon-Teilnehmenden ihre Projektideen auf einem Online-Whiteboard skizzieren. Dabei fehlten uns jedoch direkte Feedbackkanäle, die in den Livestream hätten münden sollen, über die wir aufkommende Fragen hätten klären können. Dadurch blieben einige Fragen während der Ideenfindungssession offen, die wir im Anschluss in Einzelgesprächen mit den Teams beantworten mussten. Rückblickend wäre es daher vorteilhafter gewesen, von Anfang an jedem Team einen Mentor als Ansprechperson zuzuordnen. Das sind unsere Erkenntnisse #7 und #8.

Ein lineares Programm hilft bei der Strukturierung eines Online-Hackathons

Letzterer Punkt betrifft auch die Kommunikation zwischen den Organisatoren im Studio und denjenigen, die von Zuhause aus als Mentoren das Event begleiteten. Bei technischen Problemen war deren Feedback wichtig. Aber auch hier wäre ein direkter Draht ins Studio vorteilhaft gewesen.   

Um unsere Teilnehmenden nach dem Kick-off nicht alleine auf die Reise zu schicken, planten wir unseren Programmablauf so, dass wir in regelmäßigen Abständen verschiedene Workshops und Talks, aber auch Standup-Meetings anboten. Dadurch hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, an allen Programmpunkten von Zuhause aus teilzunehmen oder sich ganz ihrem Projekt zu widmen. In interaktiven Sessions wie Standup-Meetings oder gemeinsamen Tagesabschlüssen konnten die Teilnehmenden sich in den Livestream schalten und untereinander austauschen. 

Das insgesamt sehr durchgängige Programm wurde von den Teilnehmenden in der Feedbackrunde im Anschluss an den Online-Hackathon 2020 als sehr positiv empfunden. Viele Teilnehmende gaben an, dass sie den Livestream im Hintergrund laufen ließen und dadurch regelmäßig bei unseren Programmpunkten reinschalten konnten – unsere Erkenntnis #9.

Online-Hackathon vs. Hackathon vor Ort

Zugleich erhielten wir das Feedback, dass ein Online-Hackathon dennoch etwas anders sei als ein realer Hackathon vor Ort – gerade im Hinblick auf das Gemeinschaftsgefühl und den Aspekt der sozialen Interaktion sei bei Online-Events rein generell noch Luft nach oben. Das bringt uns zu unserer letzten Erkenntnis #10: Auch bei Online-Events spielt die soziale Interaktion eine riesige Rolle und sollte daher bei der Planung nicht vernachlässigt werden. 

Wir hoffen, dass wir mit der Darstellung unserer Erkenntnisse aus der Planung und Organisation unseres PFAFF HACK 2020 einige interessante Einblicke und Erfahrungen mit unseren Leser*innen teilen und einen Überblick über die Herausforderungen bei der Durchführung unseres Online PFAFF HACKs bieten konnten.