Das Toolset Smarte.Land.Regionen als moderner Werkzeugkasten für Smart Cities und Smart Regions

In der Hauptabteilung Digital Innovation und Smart City des Fraunhofer IESE arbeiten wir im Projekt Smarte.Land.Regionen seit drei Jahren abteilungsübergreifend mit sieben Landkreisen aus ganz Deutschland zusammen, um im kokreativen Prozess ein Digitales Ökosystem für Kommunen aufzubauen und zu gestalten. Dazu entwickeln wir im Tandem mit diversen Landkreisen digitale Lösungen zur Deckung ihrer konkreten Bedarfe vor Ort. Doch damit nicht genug: Zusätzlich wollen wir mit dem Projekt den Kompetenzaufbau in den Verwaltungen vorantreiben und so den digitalen Wandel unterstützen. Ein gesondert zu diesem Zweck erdachtes und konzipiertes Toolset bietet Interessierten dabei Hilfestellung mit Informationen, Leitfragen und Beispielen. So lässt sich mit dem Toolset das gewonnene Wissen über den Kreis der unmittelbaren Projektbeteiligten hinaustragen und kann in Form einer Arbeitshilfe bereitgestellt werden, sodass Kommunen dazu befähigt werden, in Sachen Digitalisierung selbst aktiv zu werden und die Transformation voranzutreiben.

Das »Toolset«, also der »Werkzeugkasten«, hält genau das, was der Name verspricht: Es bietet Werkzeuge an, die dem Anwender/der Anwenderin einen konkreten Mehrwert liefern. Dabei steht die Digitalisierung von und in kommunalen Strukturen im Fokus. Im Toolset wird das Wissen über Verwaltungsstrukturen mit dem Wissen zu digitalem Wandel in Verwaltungen zusammengeführt. Anhand verschiedener Prozessschritte, Leitfragen und Kriterien ermöglicht dies Mitarbeitenden aus Verwaltungen somit, das eigene Verständnis von Digitalisierung zu schärfen und auf ihre konkreten Strukturen zu übertragen. Die Ergebnisse lassen sich dabei aus der Zusammenarbeit mit Kommunen ableiten, die tendenziell ländlich geprägt sind.

Ein Toolset zur kokreativen Gestaltung des digitalen Wandels für Smart Cities und Smart Regions

Das Toolset entstand im Rahmen des Forschungsprojekts Smarte.Land.Regionen. Dieses führen wir, das Fraunhofer IESE, seit 2019 im Auftrag des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft durch. Eines der Projektziele ist es, herauszufinden, welchen Herausforderungen sich ländliche Regionen in Deutschland im digitalen Wandel zu stellen haben. Dabei liegt unser Fokus auf der Daseinsvorsorge. Gemeinsam mit unseren Modellregionen, die insgesamt sieben Landkreise umfassen, betrachten wir dazu die für das tägliche Zusammenleben essenziellen Handlungsfelder, darunter Gesundheit, Bildung und Arbeit, Mobilität sowie Gemeinschaft und Ehrenamt. Dazu definieren wir – ausgehend von den Bedarfen vor Ort – gemeinsam mit den Landkreis-Teams konkrete Anwendungsfälle, die sich durch digitale Lösungen abbilden bzw. unterstützen lassen. So lässt sich gemeinsam ein konkretes Problem lösen und verwaltungsseitig kann das Verständnis für agile Prozesse in der Softwareentwicklung gestärkt werden. Zur konkreten Anforderungserhebung sind die Projektbeteiligten seitens der Landkreise direkt in den Prozess eingebunden und definieren so die zu entwickelnde Lösung mit.

Know-how für den digitalen Wandel in Verwaltungen

Das zuvor beschriebene Toolset knüpft unmittelbar an die Zusammenarbeit mit den Modellregionen im Projekt Smarte.Land.Regionen an. Dabei stellten wir fest, dass Digitalisierung in Kommunen oft mit ganz bestimmten Rahmenbedingungen einhergeht, die immer wieder auftreten. So starten die meisten Gemeinde-, Stadt- und Landkreisverwaltungen mit dem Aufstellen einer Digitalisierungsstrategie. Viele Gründe, wie das Festhalten einer gemeinsamen Zielrichtung, eine dialogzentrierte Konsensfindung und nicht zuletzt die Herstellung einer politischen Entscheidungsgrundlage, sprechen dafür. Das Toolset unterstützt genau diese Schritte (z. B. die Identifizierung zentraler Themen der Strategie, Grundsätzliches zum Ablauf des Aufstellungsprozesses und die Definition gewisser Erfolgsfaktoren). Kommunen erhalten so die Möglichkeit, entsprechende Entwicklungsprozesse besser einzuschätzen – auch in Bezug auf ihre eigene Erwartungshaltung an eine solche Strategie.

Wie bei jedem Transformationsprozess muss sich bei Veränderungsvorhaben auch die Organisation selbst weiterentwickeln. Kommunalverwaltungen unterliegen dabei vielfältigen Vorgaben und länderspezifischen Strukturen, die beachtet werden müssen. Das Toolset bietet Verwaltungen, die sich auf den Weg zu einem höheren Digitalisierungsgrad machen wollen, dabei einen niedrigschwelligen Abholpunkt. Es stellt beispielsweise verschiedene Organisationsmodelle vor, z.B. die unterschiedliche Implementierung von Digitalisierung über eine Stabsstelle oder im Rahmen einer Linienorganisation. Darüber hinaus weist das Toolset auf weitere Kriterien hin, die beim eigenen organisationalen Wandel beachtet werden sollten.

Zur besseren Illustration wird die Darstellung des How-to im Toolset zusätzlich durch gute Praxisbeispiele aus wichtigen Handlungsfeldern der Daseinsvorsorge ergänzt. Anders als bei vielen Sammlungen gehen die Darstellungen dabei in die Tiefe und liefern Antworten auf relevante Detailfragen, sodass eine Übertragbarkeit auf die eigene Situation leichter fällt. Gezielte Interviews mit den jeweiligen Akteuren lieferten dazu die wichtigsten Infos.

Was vor, nach und während der Entwicklung hin zu Smart City und Smart Region kommt

Indem das Toolset durch die Bereitstellung wichtiger Informationen Verwaltungen auf dem Weg hin zu einer digitaleren Zukunft abholt, füllt es eine wichtige Lücke, die bei der Entwicklung neuer Lösungen häufig auftritt. Denn digitale Lösungen können nur dann funktionieren, wenn sie vor Ort angenommen, genutzt und mit Inhalten gefüllt werden – sei es von Stakeholdern oder Bürger*innen. Dazu gehört, sie in bestehende Prozesse einzubinden oder durch Öffentlichkeitsarbeit ausreichende Nutzerzahlen zu erreichen. Für eine gut funktionierende digitale Lösung – sei es eine Website oder eine App – muss daher auch das Umfeld der Lösung mitgenommen und mitgedacht werden.

Schließlich ist das Toolset ein wachsender Wissenspool für smarte Städte und Regionen, also den urbanen und peripheren Raum. Im Rahmen der Laufzeit unseres Forschungsprojekts bis Ende 2024 fügen wir zusammen mit unseren Projektpartnern City &Bits GmbH, Prognos AG und neuland 21 e.V. kontinuierlich weitere Inhalte zum Toolset hinzu. Somit garantieren wir eine stetige Erweiterung unserer Erfahrungsbasis.